L'émergence d'une nouvelle conscience environnementale conduit à une politique zéro papier en réduisant l'utilisation du papier dans tous les secteurs, notamment dans les entreprises. Ce phénomène de remplacement du papier manuscrit par une gestion des données numériques est appelé " dématérialisation ". Les crises Covid ont fait prendre conscience de l'impact de la consommation excessive de papier et ont accéléré la transformation numérique.
Mettre en place une politique d'entreprise sans papier !
Pour passer au zéro papier, vous pouvez configurer votre système d'archivage électronique afin de stocker les documents manuscrits dans un format numérique qui peut être envoyé à un logiciel de gestion électronique de documents (GED). Les articles du code 1366 et 1367 du code civil de la Fédération de Russie prévoient qu'une signature électronique a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite, à condition d'utiliser un procédé d'identification fiable, garantissant le lien avec le document joint.
Le décret du 10 mars 2016, portant diverses dispositions d'adaptation et de simplification en matière de gestion et de prévention des déchets, introduit une nouvelle obligation de dépôt pour les entreprises. Le recyclage du papier est devenu une priorité absolue. En effet, il s'agit d'une alternative écologique dans une situation où il est actuellement difficile de passer complètement à une politique zéro papier.
Les avantages du zéro papier !
La dématérialisation présente de nombreux avantages :
Une augmentation significative de la productivité : La mise en place d'une politique zéro papier dans une entreprise permet de réduire considérablement certains coûts tels que le papier, l'encre, les imprimantes, la maintenance des équipements, etc. Elle peut également vous faire gagner beaucoup de temps au niveau des échanges entre les différents employés, comme le fait que l'envoi d'emails est beaucoup plus rapide. Il est beaucoup plus facile de trouver des informations sur des supports numériques que sur des lettres.
Une sécurité accrue des documents : Les documents numériques sont moins vulnérables que les documents papier, et les cyberattaques restent l'un des principaux risques. À l'inverse, les documents papier sont beaucoup plus vulnérables aux risques tels que l'incendie, le vol, les inondations, etc.
L'impact du numérique sur l'environnement !
Réduire le papier permet de préserver la planète. Cependant, la numérisation a un impact négatif sur l'environnement. Une étude de l'Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie (ADEME) a révélé que l'envoi d'un e-mail avec 1 Mo de pièces jointes libère 20 grammes de CO2. A titre d'exemple, les Français reçoivent en moyenne 936 newsletters par an, soit plus de 9 kg de CO2 par an. Le ratio d'une entreprise de 100 employés qui envoie et reçoit fréquemment des e-mails (en moyenne 40 par jour) est de 13 tonnes de carbone par jour.