Quelles solutions pour réduire la taille des archives papier ?

Publié le : 10 février 20224 mins de lecture

Chaque entreprise a ses propres objectifs que ce soit sur le court terme, le moyen terme ou le long terme. À cet effet, elle met en place des stratégies et une politique managériale qui vont lui permettre la réalisation de ces dits objectifs. Pour cela, elle base ses stratégies suivant son environnement et ses compétences en interne. Grâce aux découvertes technologiques actuelles, les enjeux pour l’atteinte des objectifs suivent cette tendance. S’il y a quelques décennies de cela, la gestion des archives en papier consomme de l’espace physique important. Aujourd’hui le domaine de l’informatique continue à révolutionner ce domaine grâce aux outils qu’il propose aux sociétés. Le fait de soulever le poids du papier sur les épaules des sociétés est un objectif que beaucoup mettent en place sur le court et le moyen terme.

L’archivage par de la dématérialisation, une révolution très appréciée !

Les avancées technologiques permettent, depuis quelques années maintenant, une dématérialisation totale des documents en papier. Que ce soient les archives de la comptabilité, du département commercial ou celui de la logistique, le papier se voit diminuer en volume dans les entreprises. Cette opération de numérisation consiste à faire des copies électroniques des documents existants en entreprises. Au lieu d’avoir des espaces plein de cartons d’archives, la société n’aura qu’à avoir en sa possession une importante base de données d’archives numérisées. Pour cela, il est indispensable que la direction de toutes les sociétés voulant mettre en place ce type d’archives pensent à structurer et à planifier, avant la mise en place, une politique d’archivage. Cette dernière aura comme fonction de pouvoir déterminer la typologie de chaque document archivé et leur durée d’archivage.

Les avantages tirés par les copies électroniques de documents

La numérisation de vos archives est une grande étape dans la vie d’une entreprise. Bien évidemment, il ne s’agit pas d’une décision à prendre à la légère. Le lancement de sa mise en place doit ainsi inévitablement apporter au fonctionnement de la société de la valeur ajoutée. Pour ceux qui ont toujours travaillé avec des archives en papier, cela se sent surtout au niveau de la gestion d’espace physique. Il n’est plus question d’avoir des unités de stockages physiques pour y déposer vos cartons d’archives. En termes de dépenses, cette politique permet de les amener à un niveau minimum. Avec la dureté des locations immobilières dans les grandes villes, c’est un énorme soulagement pour ceux qui y sont situés.

L’authenticité juridique, une problématique de l’archivage électronique

Sur le plan juridique, il subsiste une certaine complexité au niveau de l’authenticité des documents archivés en version numérique. Il existe, en effet, des conditions légales de conservation et au niveau de la durée d’archivage des documents. Pour que certains documents soient acceptables aux yeux de la loi, ils doivent impérativement être traçables, intègres, pérennes et sécurisées. Pour cela, l’entreprise a le choix de choisir des techniques. Elle a la possibilité d’avoir recours à des tiers spécialistes dans ce domaine. Par exemple, il y a le scellement, l’horodatage et la pérennisation.

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