Pour les cabinets d'expertise comptable et autres types d'entreprises, la dématérialisation des factures signifie les avantages de solutions simples à mettre en œuvre pour améliorer l'efficacité opérationnelle et réduire les coûts. Pourtant, quels sont les avantages de cette importante solution de transformation numérique ? Comment utiliser concrètement ces avantages ? Nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir à ce sujet !
La dématérialisation des factures apporte les mêmes assurances que les factures " classiques " !
La loi encadre pleinement la facturation électronique en lui donnant la même valeur que la facture papier traditionnelle. Il n'y a donc aucune raison de ne pas prendre le risque ! Rappelons toutefois qu'il existe 3 conditions pour que la virtualisation de ces documents soit valable.
- L'identité de l'émetteur de la facture doit être mentionnée.
- Le contenu doit être authentifié (et donc non modifié).
- Il doit être lisible depuis la réception de la facture jusqu'à la fin de l'année.
Bien que cela puisse paraître contraignant, ce cadre juridique est vertueux. En effet, il renforce la confiance des clients du cabinet d'expertise comptable dans la dématérialisation des factures. Il les incite à prendre les décisions qui rendront ces changements possibles !
La dématérialisation des comptes réduit les coûts !
C'est probablement la principale raison pour laquelle il est intéressant de se lancer dans une politique de dématérialisation. La dématérialisation des factures permet non seulement de réduire les coûts environnementaux, mais aussi les coûts pour l'entreprise.
Par exemple, l'ADEME estime que l'industrie du papier contribue à près de 600 millions de tonnes de CO2 par an. Selon le Syndicat National de l'Image et de la Presse, une entreprise de 100 salariés dépense entre 10 000 et 25 000 euros par an en papier et matériel à usage exclusivement interne. Les coûts d'impression inutiles s'élèvent à 300 millions d'euros à l'échelle nationale ! En dématérialisant les factures, une partie importante des coûts peut être économisée. Tout cela est possible sans plaintes ni perte d'efficacité opérationnelle. Selon l'ADEME, près de 40% de la déforestation mondiale est liée à l'industrie du papier.
La dématérialisation des factures réduit le temps de traitement !
Incontestablement, la dématérialisation des factures est un allié de l'efficacité opérationnelle. Elle contribue à réduire considérablement les coûts et les délais de traitement. En effet, les factures papier mettent en moyenne 14 jours pour être traitées et coûtent environ 15 € chacune (heures passées par le personnel). Une facture numérique divise le temps et le coût par 5. Les erreurs de frappe sont évitées, les documents sont envoyés et échangés immédiatement et les paiements commencent plus rapidement. Votre personnel peut ainsi se consacrer à des tâches à valeur ajoutée !